Blog · 25. Oktober 2026 · Tobias Wissen
E-Rechnung ab 2027: Wer jetzt umstellen muss und wie das mit Odoo geht
Ab dem 1. Januar 2027 reicht die PDF-Rechnung per Mail für viele Betriebe nicht mehr. Wen die Versandpflicht trifft, was als E-Rechnung zählt und wie Odoo XRechnung und ZUGFeRD erzeugt.
Sie schreiben eine Rechnung, das System macht ein PDF daraus, das PDF geht per Mail raus. So läuft es in den meisten Betrieben seit Jahren, und es funktioniert.
Für viele hört das am 1. Januar 2027 auf. Nicht, weil das PDF schlecht wäre. Sondern weil es dann rechtlich keine E-Rechnung ist.
Der Reihe nach.
Wen es 2027 trifft
Entscheidend ist eine Zahl: Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026.
Über 800.000 Euro: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Sie Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen.
Bis 800.000 Euro: Sie haben ein Jahr länger. Die Pflicht greift ab dem 1. Januar 2028. Bis Ende 2027 dürfen Sie weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verschicken.
Gemeint ist der Gesamtumsatz im umsatzsteuerlichen Sinn, nicht die Zahl aus der BWA oder der Gewinn- und Verlustrechnung. Die können voneinander abweichen. Wenn Sie knapp an der Grenze liegen, klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie sich auf das zusätzliche Jahr verlassen.
Das Empfangen ist übrigens schon geregelt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Wer heute noch XML-Anhänge ungeöffnet ablegt, hat dort bereits eine Lücke.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Und falls Sie auf eine Verschiebung hoffen: Das Bundesfinanzministerium hat mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 Details nachgeschärft, die Termine aber nicht angetastet. Eine Forderung aus dem Handwerk, den Start für Betriebe über 800.000 Euro zu verschieben, wurde nicht übernommen.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Abtippen lesen kann. Rechtsgrundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: reine XML-Datei. Kein Bild, das ein Mensch ansieht, sondern Daten. Bei öffentlichen Auftraggebern ist sie seit Jahren Standard.
- ZUGFeRD: ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Zulässig ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es elektronisch verschickt wird.
Wie Odoo das löst
Odoo bringt das Nötige im Standard mit. Das Modul heißt „Import/Export electronic invoices with UBL/CII“ und steht unter LGPL. Es ist also auch in der Community-Edition enthalten, nicht nur in Enterprise.
Was es konkret tut:
Format pro Kunde. Im Kontakt wählen Sie, in welchem Format der Kunde seine Rechnungen bekommt. Für Deutschland stehen XRechnung und ZUGFeRD zur Auswahl. Odoo schlägt anhand des Landes ein Format vor.
Behörden automatisch richtig. Hinterlegen Sie bei einem öffentlichen Auftraggeber die Leitweg-ID, wählt Odoo XRechnung. Genau das verlangen Behörden.
Versand über Peppol oder per Mail. Peppol ist ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen. Die Registrierung in Odoo ist kostenlos und auch in Community verfügbar. Alternativ geht die Datei wie bisher per Mail raus, nur eben als XRechnung oder ZUGFeRD statt als bloßes PDF.
Eingang einlesen. Erhalten Sie eine E-Rechnung, liest Odoo die Daten aus und legt daraus eine Lieferantenrechnung an. Kein Abtippen, keine Tippfehler bei Betrag oder IBAN.
Der DATEV-Export für Ihren Steuerberater bleibt davon unberührt. Er läuft weiter wie gewohnt.
Wo es in der Praxis hakt
Die Technik ist selten das Problem. Odoo erzeugt das Format. Aber das Format ist nur so gut wie die Daten, die drinstehen.
Fehlt beim Kunden die Umsatzsteuer-ID, ist die Adresse unvollständig oder hat ein Artikel keine saubere Einheit, wird daraus eine formal fehlerhafte E-Rechnung. Beim PDF hat das niemand bemerkt, weil ein Mensch drübergelesen hat. Bei der E-Rechnung prüft die Software des Empfängers. Und lehnt ab.
Der zweite Punkt sind ältere Odoo-Versionen und eigene Rechnungsvorlagen. Wer vor Jahren das Rechnungslayout umgebaut hat oder noch eine alte Version fährt, sollte prüfen, ob Formate und Peppol dort schon verfügbar sind. Welche Version Sie fahren und warum das gerade wichtiger ist als das nächste Release, steht im Beitrag zu Odoo 20.
Vier Dinge, die bis Dezember erledigt sein sollten
1. Umsatz 2026 klären. Liegen Sie über 800.000 Euro, beginnt Ihre Pflicht in gut zwei Monaten. Lassen Sie die Zahl vom Steuerberater bestätigen, statt sie aus der BWA abzulesen.
2. Kundenstamm aufräumen. Umsatzsteuer-ID, vollständige Adresse, bei Behörden die Leitweg-ID. Und für jeden Geschäftskunden das Rechnungsformat festlegen. Das ist Fleißarbeit, aber genau die entscheidet, ob Ihre ersten E-Rechnungen durchgehen.
3. Testrechnung schicken. Bevor es ernst wird, eine Rechnung an einen Kunden, der E-Rechnungen schon verarbeitet, mit der Bitte um Rückmeldung. Oder an einen Validator wie den der KoSIT. Fehler finden Sie lieber im November als im Januar.
4. Den Eingang regeln. Wer prüft eingehende E-Rechnungen, und wo landen sie? Wenn XML-Dateien heute noch in einem Mail-Ordner liegen, den niemand öffnet, ist das der Moment, das zu ändern.
Die ehrliche Einordnung
Für Betriebe, die Odoo schon nutzen und ihre Stammdaten im Griff haben, ist die Umstellung überschaubar. Format pro Kunde einstellen, testen, fertig. Das ist eher ein Nachmittag als ein Projekt.
Aufwendig wird es dort, wo die Daten über Jahre gewachsen sind, wo Rechnungen außerhalb von Odoo entstehen oder wo eine alte Version mit eigenen Anpassungen läuft. Dann ist die E-Rechnung kein technisches Thema, sondern ein guter Anlass, aufzuräumen.
Und wer noch gar kein System hat, das strukturierte Rechnungen erzeugen kann, sollte jetzt entscheiden. Nicht im Dezember.
Sie wissen nicht genau, ob Ihre Odoo-Installation und Ihre Stammdaten bereit sind? Darf ich mir das einmal mit Ihnen ansehen — 20 Minuten, ohne Verkaufsdruck, damit Sie wissen, was bis Januar noch zu tun ist. Mehr zur Odoo-Einführung und Begleitung.
Quellen und Stand
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
- ETL, Zeitplan und 800.000-Euro-Grenze: https://www.etl.de/e-rechnung/zeitplan/
- Zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026: https://www.ad-hoc-news.de/wirtschaft/e-rechnung-bmf-haelt-an-pflicht-ab-2027-fuer-firmen-ueber-800-000-euro-fest/70356898
- Odoo 19, Quellcode des Moduls
account_edi_ubl_cii(Formate XRechnung und ZUGFeRD, Lizenz LGPL-3): https://github.com/odoo/odoo/tree/19.0/addons/account_edi_ubl_cii - Odoo 19, Dokumentation zur elektronischen Rechnung und zu Peppol: https://www.odoo.com/documentation/19.0/applications/finance/accounting/customer_invoices/electronic_invoicing.html
- Stand dieses Beitrags: 25. Oktober 2026. Das ist keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihre konkrete Lage mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
- Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
- Das hängt vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab. Lag er 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen. Lag er darunter, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.
- Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
- Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein reines PDF zählt rechtlich als sonstige Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
- Kann Odoo XRechnung und ZUGFeRD erstellen?
- Ja. Odoo 19 bringt dafür das Standardmodul „Import/Export electronic invoices with UBL/CII“ mit. Pro Kunde wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD, für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID schlägt Odoo XRechnung automatisch vor. Das Modul steht unter LGPL und ist damit auch in der Community-Edition enthalten.
- Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen aber schon. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ebenfalls nicht betroffen.
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