Unternehmensberatung · Digitalisierungsfahrplan
Nicht alles digitalisieren. Das Richtige zuerst.
Die meisten Betriebe scheitern nicht an fehlenden Werkzeugen, sondern an einer fehlenden Reihenfolge. Wir nehmen Ihre Abläufe auf, benennen die Engpässe samt Ursache und geben Ihnen eine priorisierte Liste, an der Sie Monate arbeiten können.
Warum Digitalisierungsprojekte im Mittelstand hängen bleiben
Fast jeder Betrieb hat eine Liste im Kopf: das Angebotswesen, die Zeiterfassung, der Papierkram für den Steuerberater, irgendwann ein CRM. Was fehlt, ist selten die Idee. Was fehlt, ist die Entscheidung, womit angefangen wird und was bewusst liegen bleibt.
Ohne diese Entscheidung passiert eines von zwei Dingen. Entweder wird gar nichts angefangen, weil jeder Schritt nach einem großen Projekt aussieht. Oder es wird an drei Stellen gleichzeitig angefangen, und keine davon kommt bis zu dem Punkt, an dem sie Zeit spart. Beides fühlt sich nach Stillstand an, obwohl Geld ausgegeben wurde.
Der zweite häufige Fehler ist, mit der Software anzufangen statt mit dem Ablauf. Ein schlechter Prozess wird durch ein neues Werkzeug nicht besser, er wird nur schneller und teurer falsch. Deshalb steht am Anfang dieser Beratung die Aufnahme dessen, was heute tatsächlich passiert, nicht die Vorführung eines Systems.
Am Ende steht kein Konzeptpapier zum Ablegen, sondern eine Reihenfolge mit Begründung: dieser Schritt zuerst, weil er wöchentlich Zeit frisst und in wenigen Tagen umsetzbar ist. Dieser später, weil er vom ersten abhängt. Dieser gar nicht, weil der Aufwand den Nutzen nie einholt.
Wir verkaufen Ihnen in dieser Beratung nichts. Ob Sie die Maßnahmen anschließend selbst umsetzen, mit Ihrem bisherigen Dienstleister oder mit uns, ist Ihre Entscheidung und ändert am Ergebnis der Beratung nichts.
Was in den Beratungstagen passiert
- Ist-Aufnahme entlang der echten Abläufe
- Wir gehen die Wege durch, auf denen Arbeit durch Ihren Betrieb läuft: von der Anfrage bis zur Rechnung, vom Auftrag bis zur Ablage. Nicht anhand eines Organigramms, sondern anhand dessen, was Ihre Leute tatsächlich tun, inklusive der Zettel und Excel-Dateien, die offiziell niemand kennt.
- Engpässe und ihre Ursachen
- Jede Stelle, an der Arbeit liegen bleibt, doppelt gemacht wird oder von einer einzelnen Person abhängt, wird benannt. Wichtiger als die Beobachtung ist die Ursache: fehlende Zuständigkeit, Medienbruch, fehlende Daten oder schlicht ein Werkzeug, das den Fall nicht abbildet.
- Bewertung nach Aufwand und Nutzen
- Jede Maßnahme bekommt eine Einschätzung zu Zeitgewinn, Umsetzungsaufwand, laufenden Kosten und Abhängigkeiten. Damit lässt sich eine Reihenfolge begründen, statt sie zu behaupten.
- Umsetzungsanleitung je Maßnahme
- Zu jeder empfohlenen Maßnahme gehört, was konkret zu tun ist, wer im Betrieb es tun kann, was extern gebraucht wird und woran Sie merken, dass es funktioniert hat.
Wie die Beratung abläuft
- Vorgespräch, kostenfrei, etwa 30 Minuten Wir klären, ob die Fragestellung passt und was Sie am Ende in der Hand haben wollen. Wenn eine Beratung nicht das richtige Mittel ist, sagen wir das hier und nicht nach zwei Tagen.
- Tag 1: Aufnahme im Betrieb Gespräche mit Ihnen und den Personen, die die Arbeit tatsächlich machen. Wir schauen in die Systeme, nicht nur auf die Folien darüber.
- Auswertung zwischen den Terminen Wir ordnen die Beobachtungen, rechnen Aufwand und Nutzen grob durch und bereiten die Maßnahmenliste vor. Diese Zeit rechnen wir nicht als Beratungstag ab.
- Tag 2: Durchsprache und Priorisierung Wir gehen die Liste gemeinsam durch, korrigieren, wo unsere Einschätzung an Ihrer Betriebsrealität vorbeigeht, und legen die Reihenfolge fest.
- Bericht und Übergabe Sie erhalten den schriftlichen Bericht mit Ist-Aufnahme, Schwachstellen, Ursachen und priorisierter Maßnahmenliste. Danach entscheiden Sie in Ruhe, ohne dass jemand nachfasst.
Was Sie am Ende in der Hand halten
- Schriftlicher Beratungsbericht
- Ist-Aufnahme, benannte Schwachstellen mit Ursache, Empfehlungen mit Umsetzungsanleitung. Verständlich geschrieben, damit auch jemand damit arbeiten kann, der nicht dabei war.
- Priorisierte Maßnahmenliste
- Jede Maßnahme mit geschätztem Aufwand, erwartetem Nutzen und Abhängigkeiten, sortiert nach dem, was zuerst getan werden sollte.
- Grobe Kostenschätzung
- Für die empfohlenen Maßnahmen eine Größenordnung für einmalige und laufende Kosten, damit Sie budgetieren können, bevor Sie Angebote einholen.
- Eine Liste dessen, was Sie lassen sollten
- Meist der nützlichste Teil. Was klingt gut, rechnet sich in Ihrem Betrieb aber nicht, und warum.
Was nicht Teil dieser Beratung ist
- Keine Umsetzung
- Einrichten, Programmieren, Datenmigration und Schulung sind eigene Leistungen mit eigenem Angebot und eigener Rechnung. Diese Beratung endet mit dem Bericht.
- Keine Lizenzen und keine Hardware
- Beschaffung ist nicht Teil des Beratungshonorars. Wenn eine Maßnahme Software erfordert, steht die geschätzte Größenordnung im Bericht, gekauft wird sie separat.
- Keine Rechts- oder Steuerberatung
- Wo eine Maßnahme rechtliche oder steuerliche Fragen aufwirft, benennen wir das und verweisen auf Ihre Rechtsanwältin, Ihren Steuerberater oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
- Kein Gutachten
- Der Bericht ist eine Entscheidungsgrundlage für Sie, keine gutachterliche Stellungnahme für Dritte.
Aufwand und Preis
Üblicherweise zwei bis drei Beratungstage
Ein Betrieb mit bis zu zehn Mitarbeitenden ist meist in zwei Tagen aufgenommen und ausgewertet, größere oder mehrstandortige Betriebe brauchen drei. 1.250 Euro je Beratungstag zu acht Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und, wenn nötig, Übernachtung. Der Rahmen wird vor Beginn schriftlich festgelegt, damit am Ende keine Überraschung steht.
1.250 Euro je Beratungstag zu 8 Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung.
Was das in Zahlen heißt
| Beratungstage | Honorar, netto |
|---|---|
| 1 | 1.250 Euro |
| 2 | 2.500 Euro |
| 3 | 3.750 Euro |
| 4 | 5.000 Euro |
| 5 | 6.250 Euro |
1.250 Euro je Beratungstag zu 8 Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung.
Digitalisierungsfahrplan: Häufige Fragen
Was kostet ein Digitalisierungsfahrplan?
1.250 Euro je Beratungstag zu acht Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung. Üblich sind zwei bis drei Tage, also 2.500 bis 3.750 Euro netto. Der Umfang wird vorher festgelegt, die Auswertungszeit zwischen den Terminen rechnen wir nicht zusätzlich ab.
Wie lange dauert es, bis wir das Ergebnis haben?
Von der Aufnahme bis zum fertigen Bericht liegen üblicherweise zwei bis drei Wochen, abhängig davon, wie schnell sich die Termine legen lassen. Der Bericht kommt spätestens zwei Wochen nach dem letzten Beratungstag.
Müssen wir die Maßnahmen bei Ihnen umsetzen lassen?
Nein, und das ist bewusst so gebaut. Der Bericht ist so geschrieben, dass Sie ihn jedem Dienstleister vorlegen können. Wir machen Ihnen für die Umsetzung gern ein Angebot, aber die Beratung ist damit nicht verknüpft.
Wer aus unserem Betrieb muss dabei sein?
Sie oder die Geschäftsführung für die Zielsetzung, und je eine Person aus den Bereichen, die die Arbeit täglich machen. Zwei bis vier Personen für jeweils ein bis zwei Stunden reichen meist. Der Betrieb läuft während der Aufnahme weiter.
Was, wenn wir schon eine Software haben, die nicht passt?
Dann steht im Bericht, ob sich das mit Anpassung lösen lässt oder ob ein Wechsel günstiger ist, mit einer Einschätzung zu Aufwand und Risiko. Ein Wechsel ist selten die erste Empfehlung, weil er teuer und störanfällig ist.
Bekommen wir eine Empfehlung für konkrete Produkte?
Wo es sinnvoll ist, ja, aber mit offener Karte: wo wir selbst Produkte anbieten, steht das im Bericht dabei. Für eine Auswahl mit strukturiertem Vergleich mehrerer Systeme ist die Systemauswahl die passende Leistung.
Erst reden, dann beauftragen
Ein Gespräch von 30 Minuten klärt, ob eine Beratung das richtige Mittel ist. Wenn nicht, sagen wir das dort.
Zuletzt geprüft: