Unternehmensberatung · Prozessanalyse
Der Ablauf ist das Problem, nicht die Leute.
Wenn im Betrieb ständig etwas hängt, liegt das selten an mangelndem Einsatz. Wir nehmen auf, wie Arbeit tatsächlich durch Ihren Betrieb läuft, und benennen die Stellen, an denen sie stecken bleibt.
Warum sich Engpässe im Alltag nicht von selbst zeigen
In kleinen Betrieben ist der Prozess selten aufgeschrieben. Er ist gewachsen, er steckt in den Köpfen, und er funktioniert, solange die richtigen Leute da sind. Genau deshalb fällt er erst auf, wenn jemand ausfällt, der Betrieb wächst oder ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden soll.
Typisch sind drei Muster. Arbeit wartet auf eine Person, die als einzige etwas freigeben kann. Dieselbe Information wird zweimal erfasst, weil zwei Systeme nicht miteinander reden. Und ein Vorgang fällt zwischen zwei Zuständigkeiten, weil beide dachten, der andere macht es.
Keines dieser Muster löst sich durch mehr Anstrengung. Sie lösen sich durch eine klare Zuständigkeit, einen definierten Übergabepunkt oder das Abschaffen einer doppelten Erfassung. Das sind organisatorische Entscheidungen, keine technischen.
Deshalb ist diese Beratung bewusst technikfrei gehalten. Erst wenn klar ist, wie der Ablauf aussehen soll, lohnt sich die Frage, welches Werkzeug dabei hilft. Wer die Reihenfolge umdreht, kauft Software für einen Prozess, den es so gar nicht geben sollte.
Am Ende steht eine Beschreibung des Soll-Ablaufs, die im Betrieb tatsächlich anwendbar ist, mit den Übergabepunkten und Zuständigkeiten, die den heutigen Engpass auflösen.
Was in den Beratungstagen passiert
- Aufnahme des tatsächlichen Ablaufs
- Wir verfolgen zwei bis drei zentrale Vorgänge von Anfang bis Ende, etwa von der Anfrage bis zur Rechnung. Aufgenommen wird, was passiert, nicht was passieren sollte, inklusive Umwegen und Notlösungen.
- Engpässe und Ursachen benennen
- Jede Wartezeit, jede Doppelerfassung und jede unklare Zuständigkeit wird festgehalten, immer mit der Ursache dahinter. Ohne Ursache ist jede Maßnahme geraten.
- Soll-Ablauf entwerfen
- Wir beschreiben den Ablauf so, wie er ohne die gefundenen Engpässe funktionieren würde: mit Zuständigkeiten, Übergabepunkten und den Angaben, die an jedem Punkt vorliegen müssen.
- Umsetzungsanleitung
- Zu jeder Änderung gehört, wer sie im Betrieb umsetzt, was dafür entschieden werden muss und in welcher Reihenfolge die Schritte gehen, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Wie die Beratung abläuft
- Vorgespräch, kostenfrei, etwa 30 Minuten Wir grenzen ein, welche Vorgänge betrachtet werden. Alles auf einmal führt zu einem Bericht, den niemand umsetzt.
- Tag 1: Aufnahme im Betrieb Gespräche mit den Personen, die die Arbeit machen, und Mitlaufen an den kritischen Stellen. Erfahrungsgemäß der Tag, an dem die meisten Erkenntnisse entstehen.
- Auswertung zwischen den Terminen Wir zeichnen den Ist-Ablauf, markieren Engpässe und entwerfen den Soll-Ablauf. Diese Zeit wird nicht als Beratungstag abgerechnet.
- Tag 2: Abstimmung des Soll-Ablaufs Gemeinsames Durchgehen mit den Beteiligten. Ein Ablauf, den die Betroffenen nicht mittragen, wird nicht gelebt, deshalb gehört dieser Schritt dazu.
- Bericht und Übergabe Sie erhalten Ist- und Soll-Ablauf, die benannten Engpässe mit Ursachen und die Maßnahmen mit Umsetzungsanleitung.
Was Sie am Ende in der Hand halten
- Ist- und Soll-Ablauf schriftlich
- Beides in einer Form, die im Betrieb aushängen oder in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter übernommen werden kann.
- Engpassliste mit Ursachen
- Jeder Engpass mit der Ursache und der Auswirkung, damit die Priorisierung nachvollziehbar ist.
- Zuständigkeitsübersicht
- Wer entscheidet was, wer übergibt an wen, und wo eine Vertretung fehlt. Oft der Teil, der am schnellsten Wirkung zeigt.
- Maßnahmen mit Umsetzungsanleitung
- Konkrete Schritte in einer Reihenfolge, die den laufenden Betrieb nicht anhält.
Was nicht Teil dieser Beratung ist
- Keine Umsetzung und keine Einführung
- Das Einführen des neuen Ablaufs, Schulungen und technische Anpassungen sind eigene Leistungen mit eigenem Angebot.
- Keine Software-Konfiguration
- Wenn der Soll-Ablauf eine Anpassung im System braucht, steht das im Bericht. Gemacht wird sie separat.
- Keine arbeitsrechtliche Beratung
- Wo Änderungen an Zuständigkeiten arbeitsvertragliche Fragen berühren, benennen wir das und verweisen auf Ihre Rechtsberatung.
- Keine Personalbewertung
- Wir bewerten Abläufe, nicht Menschen. Der Bericht enthält keine Aussagen zur Leistung einzelner Mitarbeiter.
Aufwand und Preis
Üblicherweise zwei Beratungstage
Zwei bis drei betrachtete Vorgänge sind in zwei Tagen aufnehmbar und abstimmbar. Bei mehreren Standorten oder stark verzweigten Abläufen kommt ein dritter Tag dazu. 1.250 Euro je Beratungstag zu acht Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und, wenn nötig, Übernachtung.
1.250 Euro je Beratungstag zu 8 Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung.
Was das in Zahlen heißt
| Beratungstage | Honorar, netto |
|---|---|
| 1 | 1.250 Euro |
| 2 | 2.500 Euro |
| 3 | 3.750 Euro |
| 4 | 5.000 Euro |
| 5 | 6.250 Euro |
1.250 Euro je Beratungstag zu 8 Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung.
Prozessanalyse: Häufige Fragen
Was kostet eine Prozessanalyse?
1.250 Euro je Beratungstag zu acht Stunden, zzgl. Umsatzsteuer, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung. Üblich sind zwei Tage, also 2.500 Euro netto. Die Auswertungszeit zwischen den Terminen ist darin enthalten.
Stört die Aufnahme den laufenden Betrieb?
Kaum. Wir arbeiten mit Gesprächen von ein bis zwei Stunden je Person und schauen an den kritischen Stellen zu. Produktionsstopps oder Freistellungen sind nicht nötig.
Unsere Leute haben Angst, bewertet zu werden. Wie gehen Sie damit um?
Wir sagen zu Beginn klar, dass Abläufe betrachtet werden und keine Personen, und der Bericht enthält keine personenbezogene Bewertung. Das ist keine Höflichkeitsformel: ein Team, das Sorge hat, zeigt die Notlösungen nicht, und genau dort stecken die Erkenntnisse.
Brauchen wir dafür eine Software?
Nein. Viele der wirksamsten Änderungen sind organisatorisch: eine klare Zuständigkeit, ein definierter Übergabepunkt, das Abschaffen einer doppelten Erfassung. Ob Technik hilft, steht am Ende, nicht am Anfang.
Was, wenn der Soll-Ablauf im Alltag doch nicht funktioniert?
Dann war er falsch entworfen. Deshalb wird er mit den Beteiligten abgestimmt und nicht am Schreibtisch verordnet. Für eine Nachjustierung nach einigen Wochen reicht meist ein halber Tag.
Können Sie auch nur einen Vorgang betrachten?
Ja. Ein klar abgegrenzter Vorgang, etwa der Weg vom Angebot zur Rechnung, ist oft in einem Tag aufgenommen und abgestimmt. Das ist ein guter Einstieg, wenn Sie erst einmal sehen wollen, was dabei herauskommt.
Erst reden, dann beauftragen
Ein Gespräch von 30 Minuten klärt, ob eine Beratung das richtige Mittel ist. Wenn nicht, sagen wir das dort.
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