Rezept abgelaufen? Übung vergessen? Superchat erinnert freundlich.
Physiotherapie-Praxen leben von Rezept-Verordnungen und Therapie-Adhärenz. Wir halten deine Patienten in Bewegung und verschaffen der Rezeption Luft.
Drei Schmerzpunkte, die wir täglich hören.
Rezept-Verfolgung manuell
Die 6 Behandlungen sind durch, ist das Rezept verlängert? Wer ruft wen an?
Übungen zu Hause nicht gemacht
Therapie-Erfolg hängt an den Übungen zuhause. Reminder-SMS sind veraltet.
Rezeption im Dauerdruck
Terminverschiebungen, Rezept-Fragen, Abrechnungs-Themen, alles analog.
So lösen wir das mit Superchat.
Rezept-Tracker
Vor der letzten Behandlung automatisch „Bitte neues Rezept beantragen", Patient erinnert den Arzt.
Übungs-Reminder
3× pro Woche eine kurze WhatsApp: „Hast du deine Übungen gemacht?" mit Antwort-Buttons.
Termin-Verschiebung per Chat
Patient schiebt Termin selbst um, Termin-Slot geht automatisch in die Warteliste.
In der Praxis entscheidet der Kalender über den Umsatz
Eine Physiotherapiepraxis lebt von zwei Dingen: einem vollen Terminkalender und Patienten, die ihre Behandlungsserie zu Ende bringen. Beides bricht an denselben Stellen. Ein Termin platzt kurzfristig und bleibt unbesetzt, oder die Verordnung läuft aus, bevor jemand den Folgetermin beim Arzt angestoßen hat.
Die Rezeption merkt das zuletzt, weil sie zwischen Telefon, Tür und Abrechnung ohnehin ausgelastet ist. Ein abgesagter Termin am Vormittag lässt sich noch nachbesetzen, wenn die Warteliste sofort erreicht wird. Zwei Stunden später ist der Platz verloren.
Wir bauen deshalb drei Strecken: eine Erinnerung vor dem Termin, ein automatisches Nachbesetzen aus der Warteliste bei Absagen und einen Hinweis, wenn die Behandlungsserie zur Neige geht. Alles über den Kanal, den die Patienten ohnehin nutzen.
Diese Branche verarbeitet Gesundheitsdaten. Das heißt nicht, dass ein Messenger tabu ist, aber es heißt, dass der Inhalt streng begrenzt gehört: Termine ja, Diagnosen nein. Der Aufbau muss diese Trennung erzwingen, nicht der gute Wille im Alltag.
Wie wir eine Praxis anbinden
- Bestandsaufnahme, etwa eine Stunde Wir schauen auf Ausfallquote, Wartelistenpraxis und die Wege, über die Patienten heute absagen. Meist ist der Anrufbeantworter der größte Verlustpunkt.
- Kanal aufsetzen, ein bis zwei Tage WhatsApp über die offizielle Business Platform, dazu Telefonnotizen und E-Mail in einem Posteingang für die Rezeption.
- Terminstrecke einrichten Bestätigung bei Buchung, Erinnerung am Vortag, Absage per Antippen. Eine Absage stellt den Platz sofort der Warteliste zur Verfügung.
- Verordnungshinweis einrichten Vor der letzten Behandlung einer Serie geht ein Hinweis raus, dass eine Folgeverordnung nötig sein könnte, mit der Bitte, den Arzttermin rechtzeitig zu machen.
- Einweisung und Betrieb, etwa zwei Stunden Die Rezeption arbeitet den Posteingang im Tagesbetrieb ein. Danach betreuen wir weiter oder übergeben vollständig.
Gesundheitsdaten verlangen engere Regeln
- Besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO
- Diagnosen, Befunde und Therapieinhalte sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Sie gehören nicht in einen Messenger. Terminorganisation ist etwas anderes und lässt sich sauber abbilden, wenn der Inhalt eng gefasst bleibt.
- Der Kanal muss die Trennung erzwingen
- Vorlagen ohne medizinische Inhalte, klare Ansage an die Patienten, und eine Standardantwort, die inhaltliche Fragen zurück in die Praxis holt. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass es im hektischen Alltag jeder richtig macht.
- Auftragsverarbeitung und Datenschutzerklärung
- Vertrag nach Artikel 28 DSGVO mit dem Anbieter, Kanal in der Datenschutzerklärung benannt, Patienten wissen, worauf sie sich einlassen, wenn sie schreiben.
- Werbung ist im Gesundheitsbereich enger geregelt
- Neben der Einwilligung nach Paragraf 7 UWG gelten für Werbeaussagen die Grenzen des Heilmittelwerbegesetzes. Terminerinnerungen im laufenden Behandlungsverhältnis sind davon nicht betroffen, Aktionen und Angebote schon.
Diese Punkte sind eine praxisnahe Einordnung aus der Einrichtung solcher Kanäle, keine Rechtsberatung. Bei Gesundheitsdaten empfehlen wir ausdrücklich die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor der Kanal live geht.
Was wir für Physiotherapie konkret bauen.
- Rezept-Kontingent-Tracker
- Übungs-Erinnerung mit Antwort-Buttons
- Termin-Verschiebe-Flow
- Feedback-Anfrage nach letzter Behandlung
Fragen, die Physiotherapie-Betriebe uns oft stellen.
Kann ich Übungs-Videos verschicken?
Ja, Superchat akzeptiert Video-Anhänge. Du kannst einmal 10 bis 20 Übungs-Videos hinterlegen und per Keyword abrufen lassen.
Ist die Rezept-Erinnerung datenschutzkonform?
Ja, solange der Patient explizit eingewilligt hat, der Einwilligungs-Flow ist Teil des Setups.
Dürfen wir Patienten überhaupt per WhatsApp schreiben?
Für Terminorganisation ja, wenn der Zugang über die offizielle Business Platform läuft, ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und die Patienten informiert sind. Für Diagnosen und Befunde nein, das sind besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO und gehören in die Praxis oder in ein geschütztes Portal.
Was bringt das Nachbesetzen aus der Warteliste?
Es hängt daran, wie viele Patienten kurzfristig können. Realistisch ist, dass ein Teil der kurzfristigen Absagen noch am selben Tag nachbesetzt wird, statt komplett auszufallen. Wie viel das bei Ihnen ist, sehen Sie nach wenigen Wochen an der eigenen Ausfallquote.
Erinnert das System an die Übungen zu Hause?
Auf Wunsch ja, als kurze Nachricht ohne medizinischen Inhalt, etwa als Erinnerung an das vereinbarte Übungsprogramm. Was geübt wird, bleibt in der Praxis besprochen und steht nicht im Chat.
Was passiert, wenn ein Patient im Chat von Beschwerden schreibt?
Das lässt sich nicht verhindern, deshalb gehört eine Standardantwort dazu, die höflich in die Praxis zurückverweist. Wichtig ist, dass solche Nachrichten nicht im Chat weiterdiskutiert und nicht dauerhaft dort abgelegt werden.
30-Minuten-Check für Physiotherapie-Betriebe.
Wir schauen uns dein aktuelles Setup an und sagen dir ehrlich, ob Superchat passt, welche Flows dir am meisten bringen und was es kosten wird, inklusive Meta-Gebühren-Aufklärung.
Zuletzt geprüft:
