Belege per WhatsApp empfangen, Fristen per WhatsApp erinnern.
Steuerberatungskanzleien ersticken an Mandanten-Rückfragen und Belegchaos. Wir automatisieren Belegrouting direkt in DATEV-Unternehmen-Online, Fristerinnerungen und FAQ-Themen, damit deine Mitarbeiterinnen für echte Beratung da sind.
Drei Schmerzpunkte, die wir täglich hören.
Mandanten schicken Belege per Mail / WhatsApp privat
Unstrukturiert, ohne Kategorie, an die falsche Adresse. Du sortierst manuell.
Fristen-Erinnerung manuell
USt-VA, ESt-Erklärung, Jahresabschluss, die Kanzlei jagt Mandanten hinterher.
Gleiche FAQ täglich
„Brauchen wir noch die Kontoauszüge?" Der 100. Mandant mit derselben Frage.
So lösen wir das mit Superchat.
Beleg-Routing
Mandant schickt Foto → Bot klassifiziert (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Beleg) → Upload direkt in DATEV-Unternehmen-Online.
Fristen-Erinnerung
Individuelle Fristen pro Mandant (USt-VA, JAb) → WhatsApp-Reminder 14 + 7 + 2 Tage vorher.
FAQ-Bibliothek
Antworten zu Standard-Fragen (Reisekosten, Firmenwagen, Homeoffice-Pauschale) mit Verweis auf aktuelles Recht.
In der Kanzlei kostet nicht die Beratung Zeit, sondern das Einsammeln
Steuerberatungskanzleien verlieren die meiste Zeit nicht an fachlicher Arbeit, sondern am Beschaffen von Unterlagen. Belege kommen als Handyfoto, per Mail an die falsche Adresse oder gar nicht. Fristen rücken näher, während jemand Mandanten hinterhertelefoniert. Und dieselbe Frage nach den Kontoauszügen kommt jede Woche neu.
Der Reflex, das mit strengeren Ansagen zu lösen, funktioniert selten. Mandanten schicken den Beleg über den Weg, der ihnen gerade einfällt. Wer den Kanal vorgibt, den sie ohnehin nutzen, und ihn sauber anbindet, bekommt mehr Unterlagen früher.
Wir bündeln deshalb die eingehenden Wege in einem Posteingang, sortieren Belege vor und automatisieren Fristerinnerungen. Was danach passiert, bleibt Kanzleiarbeit. Wir automatisieren das Einsammeln, nicht die Beurteilung.
Diese Branche hat allerdings eine engere Leitplanke als jede andere hier: Kanzleien unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit. Der Kanal muss so gebaut sein, dass er dieser Pflicht standhält, sonst darf er gar nicht erst eingesetzt werden.
Wie wir das in einer Kanzlei einführen
- Bestandsaufnahme und Abgrenzung Wir klären zuerst, welche Kommunikation über den Kanal laufen darf und welche nicht. Ergebnis ist eine schriftliche Festlegung, die auch der Datenschutzbeauftragte lesen kann.
- Kanal aufsetzen, ein bis zwei Tage WhatsApp über die offizielle Business Platform, dazu die Kanzlei-Mailadresse in einem gemeinsamen Posteingang mit klarer Zuständigkeit je Mandant.
- Belegstrecke einrichten Eingehende Belege werden erkannt, dem Mandanten zugeordnet und in die Belegablage übergeben, bei DATEV-Kanzleien üblicherweise nach Unternehmen online. Was das System nicht sicher zuordnet, landet in einer Prüfliste statt im Nirgendwo.
- Fristen hinterlegen Je Mandant die relevanten Termine, dazu die Erinnerungen vorab, üblicherweise 14, 7 und 2 Tage vorher, mit konkreter Angabe, was gebraucht wird.
- Einweisung und Betrieb Das Team lernt den Posteingang am eigenen Mandantenstamm. Danach betreuen wir weiter oder übergeben vollständig.
Verschwiegenheit und Datenschutz in der Kanzlei
- Berufliche Verschwiegenheit geht vor
- Steuerberaterinnen und Steuerberater sind nach Paragraf 57 StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet, die Verletzung ist nach Paragraf 203 StGB strafbewehrt. Für jeden Dienstleister, der Mandantendaten berührt, gilt zudem Paragraf 203 Absatz 3 StGB: Mitwirkende sind auf die Verschwiegenheit zu verpflichten. Das gehört vor dem ersten Mandantenchat geklärt, nicht danach.
- Auftragsverarbeitung mit engem Rahmen
- Neben dem Vertrag nach Artikel 28 DSGVO gehört festgelegt, welche Daten überhaupt in den Kanal dürfen. Ein Beleg mit Kontodaten ist etwas anderes als eine Terminabsprache.
- Fristerinnerung ist Vertragskommunikation
- Die Erinnerung an eine Erklärungsfrist gehört zum Mandat und ist keine Werbung. Sobald Zusatzleistungen mitbeworben werden, greift das Einwilligungserfordernis nach Paragraf 7 UWG.
- Der Chat ist keine Handakte
- Aufbewahrungspflichten erfüllt die Kanzleisoftware, nicht der Messenger. Der Kanal transportiert, die Ablage bleibt im System, inklusive der Löschfristen.
Diese Punkte sind eine technische und organisatorische Einordnung aus Sicht der Umsetzung, ausdrücklich keine Rechtsberatung und keine berufsrechtliche Auskunft. Ob und wie ein solcher Kanal in Ihrer Kanzlei eingesetzt werden darf, entscheiden Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, wo nötig, mit Ihrer Kammer.
Was wir für Steuerberater konkret bauen.
- DATEV-Unternehmen-Online-Anbindung
- Beleg-Klassifizierung per Foto
- Fristen-Reminder (Mandanten-individuell)
- FAQ-Bibliothek (Steuer-Themen)
- Termin-Buchung für Beratungs-Gespräche
Fragen, die Steuerberater-Betriebe uns oft stellen.
Kann ich DATEV-Unternehmen-Online anbinden?
Ja. Über die DATEV-XML-Schnittstelle. Wir übernehmen die Konfiguration inkl. Mandanten-Mapping.
Ist das Steuerberatungs-DSGVO-konform?
Ja, AVV mit Meta und Superchat, keine personenbezogenen Daten außerhalb des EU-Raums. Die Beleg-Inhalte bleiben verschlüsselt.
Was sagt die Bundessteuerberaterkammer?
Die BStBK erlaubt digitale Kommunikation mit Mandanten, solange Verschwiegenheit und Datenschutz gewährleistet sind. Superchat-Setup erfüllt beide Anforderungen.
Ist WhatsApp mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Über die offizielle WhatsApp Business Platform mit Auftragsverarbeitungsvertrag und einer klaren Festlegung, welche Inhalte in den Kanal dürfen, lässt sich das tragfähig aufsetzen. Über ein privates Mitarbeiterhandy nicht. Die Prüfung im Einzelfall gehört zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten gemacht, wir liefern die technische Grundlage und die Dokumentation.
Landen die Belege wirklich automatisch in der Belegablage?
Die Zuordnung läuft automatisch, wenn Absender und Belegart eindeutig sind. Alles andere geht in eine Prüfliste. Das ist Absicht: ein falsch zugeordneter Beleg kostet mehr Zeit, als er spart.
Was ist mit Mandanten, die kein WhatsApp nutzen?
Für die ändert sich nichts. E-Mail und Post laufen weiter, nur eben im selben Posteingang. Der Kanal ist ein zusätzlicher Weg, kein Zwang.
Wie verhindern wir, dass Mandanten den Chat für Beratung nutzen?
Durch klare Ansage im Kanal und eine Standardantwort, die auf den Beratungsweg verweist. Technisch lässt sich das nicht erzwingen, organisatorisch schon. In der Praxis reicht ein sauber formulierter Hinweis am Anfang der Konversation.
30-Minuten-Check für Steuerberater-Betriebe.
Wir schauen uns dein aktuelles Setup an und sagen dir ehrlich, ob Superchat passt, welche Flows dir am meisten bringen und was es kosten wird, inklusive Meta-Gebühren-Aufklärung.
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