Heizung aus mitten im Winter, und du weißt sofort Bescheid.
SHK-Betriebe haben saisonale Lastspitzen. Wir automatisieren Wartungs-Erinnerungen über das Jahr und priorisieren Notfälle im Winter auf die Minute genau.
Drei Schmerzpunkte, die wir täglich hören.
Winter-Anfragen-Flut
An einem kalten Tag 60+ Anfragen zu kaltem Heizkörper. Alle gleichzeitig, alle dringend.
Wartungs-Termine vergessen
Die jährliche Heizungswartung wird erst gebucht, wenn die Heizung kaputt ist.
Gas-Notfall-Routing
Bei Gasgeruch muss sofort eskaliert werden. Privates WhatsApp genügt dem nicht.
So lösen wir das mit Superchat.
Wartungs-Automation
Superchat schickt 11 Monate nach letzter Wartung einen freundlichen WhatsApp-Reminder mit Buchungs-Link.
Notfall-Eskalation
Keywords wie „Gas", „rieche Gas", „Wasser im Keller" triggern sofort Anruf-Rückforderung ans Notdienst-Team.
Standort-Erfassung
Superchat bittet automatisch um den Standort per Location-Share, damit der Monteur ohne Rückfragen losfahren kann.
SHK-Betriebe arbeiten gegen die Saison, nicht gegen die Uhr
Im SHK-Handwerk verteilt sich die Arbeit nicht gleichmäßig über das Jahr. Der erste kalte Tag im Herbst bringt an einem Vormittag mehr Anfragen als eine ganze Sommerwoche, und alle klingen gleich dringend. Gleichzeitig verschiebt sich die planbare Arbeit, die Wartung, immer weiter nach hinten, bis sie zum Notfall wird.
Genau darin liegt der wirtschaftliche Hebel. Wartung ist planbarer Umsatz mit ruhiger Terminlage. Notfälle sind teuer erkaufter Umsatz, der andere Termine kippt. Wer die Wartung zuverlässig erinnert, verschiebt Arbeit aus der Lastspitze in die ruhige Zeit.
Wir bauen deshalb zwei Dinge parallel: eine verlässliche Erinnerungsstrecke für Wartungen über das Jahr und eine klare Eskalation für die Fälle, bei denen es wirklich schnell gehen muss. Beides läuft über einen gemeinsamen Posteingang, den das ganze Team sieht.
Eine Grenze vorweg: Gasgeruch ist kein Chat-Thema. Solche Fälle gehören ans Telefon und im Zweifel an den Notdienst des Netzbetreibers. Die Automatik weist im Chat sofort darauf hin, statt eine Antwortzeit zu suggerieren, die niemand garantieren kann.
Wie die Umstellung in einem SHK-Betrieb abläuft
- Bestandsaufnahme, etwa eine Stunde Wir sehen uns an, wie Anfragen heute reinkommen und wie die Wartungstermine geführt werden, meist in einer Mischung aus Kalender, Kladde und Gedächtnis.
- Kanäle bündeln, ein bis zwei Tage WhatsApp über die offizielle Business Platform, dazu E-Mail und Kontaktformular in einem Posteingang. Notdienstnummer bleibt unverändert und wird im Chat sichtbar hinterlegt.
- Wartungsstrecke aufsetzen Aus dem Wartungsdatum ergibt sich die Erinnerung, üblicherweise elf Monate danach, mit Terminvorschlag zum Antippen. Wer nicht reagiert, bekommt genau eine höfliche Nachfassung, keine Dauerschleife.
- Eskalation festlegen Schlüsselwörter wie Heizung aus, Wasserschaden oder Gasgeruch lösen Sofortmeldung aus, bei Gasgeruch mit unmissverständlichem Verweis auf Telefon und Netzbetreiber.
- Einweisung und Betrieb, etwa zwei Stunden Das Team übernimmt den Posteingang im Alltag. Danach betreuen wir weiter oder übergeben vollständig.
Rechtliche Punkte, die im SHK-Alltag zählen
- Notfälle brauchen einen belastbaren Kanal
- Ein Messenger ohne zugesicherte Reaktionszeit darf nicht der einzige Weg für Gefahrenlagen sein. Wer WhatsApp anbietet, sollte im Kanal klar sagen, wofür er gedacht ist und wo im Ernstfall angerufen wird.
- Wartungserinnerung ist keine Werbung, wenn sie zum Vertrag gehört
- Erinnerungen im Rahmen eines bestehenden Wartungsvertrags sind Vertragskommunikation. Sobald zusätzliche Angebote mitgeschickt werden, gilt das Einwilligungserfordernis nach Paragraf 7 UWG. Sauber getrennt halten spart Ärger.
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzerklärung
- Der Kanal gehört in die Datenschutzerklärung, mit dem Anbieter besteht ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Beides gehört zum Setup dazu, nicht als Nacharbeit.
- Nachweise gehören ins Fachprogramm
- Prüf- und Wartungsnachweise, etwa nach Kehr- und Überprüfungsordnung oder aus der Heizungsprüfung, versendet der Chat, archiviert werden sie im Fachprogramm. Ein Chatverlauf ist kein Archiv.
Diese Punkte sind eine praxisnahe Einordnung aus der Einrichtung solcher Kanäle, keine Rechtsberatung. Was für Ihren Betrieb im Einzelfall gilt, besonders bei Notdienst und Nachweispflichten, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Was wir für Sanitär, Heizung, Klima konkret bauen.
- Saison-Templates (Sommer: Wartung, Winter: Notdienst)
- Wartungs-Reminder-Automation
- Gas-/Wasser-Notfall-Keyword-Eskalation
- Location-Share-Aufforderung
- CRM-Wartungsverträge als Quelle für Reminder
Fragen, die Sanitär, Heizung, Klima-Betriebe uns oft stellen.
Kann ich die Wartungs-Erinnerungen auf meine Kundenliste aus dem CRM stützen?
Ja. Wartungsverträge im CRM sind die Quelle. Ein Jahr nach letzter Wartung feuert automatisch ein WhatsApp-Reminder, kundenname-personalisiert.
Was bei echtem Gas-Notfall?
Superchat erkennt „Gas" als kritisches Keyword und zeigt eine Auto-Antwort an: „Sofort Fenster öffnen, nichts schalten, Gasversorger 0800-… anrufen." Dann erst geht der Lead zum Monteur.
Verschiebt die Wartungserinnerung wirklich Arbeit aus dem Winter?
Sie verschiebt sie in dem Maß, in dem Kunden auf die Erinnerung reagieren. Realistisch ist, dass ein Teil der Wartungen früher stattfindet und dadurch weniger Anlagen im Winter ungeprüft laufen. Zusagen mit Prozentzahlen macht seriös niemand, ohne Ihre Zahlen zu kennen.
Was passiert bei Gasgeruch im Chat?
Die Automatik antwortet sofort mit dem Hinweis, den Chat zu verlassen, zu telefonieren und im Zweifel den Notdienst des Netzbetreibers zu rufen. Parallel geht eine Meldung an die hinterlegte Rufnummer. Der Chat übernimmt hier bewusst keine Verantwortung.
Können wir Fotos vom Heizungsraum empfangen?
Ja, und das spart oft eine Anfahrt. Typenschild und Fehlercode als Foto reichen häufig, um Ersatzteile vorab mitzunehmen. Die Fotos landen am Vorgang, nicht in einem privaten Chat.
Wie viele Erinnerungen sind zu viel?
Eine Erinnerung plus eine Nachfassung reicht in der Praxis. Alles darüber wirkt aufdringlich und erhöht die Zahl der Abmeldungen. Die Frequenz stellen wir so ein, dass Ihre Kunden den Kanal behalten.
30-Minuten-Check für Sanitär, Heizung, Klima-Betriebe.
Wir schauen uns dein aktuelles Setup an und sagen dir ehrlich, ob Superchat passt, welche Flows dir am meisten bringen und was es kosten wird, inklusive Meta-Gebühren-Aufklärung.
Zuletzt geprüft:
