Glossar

IT-Glossar: 29 Begriffe, verständlich erklärt.

Begriffe aus ERP, Automatisierung, Messaging und IT-Betrieb — so erklärt, wie wir sie im Gespräch erklären würden. Ohne Marketing-Sprech und mit dem Teil, den Prospekte weglassen.

ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung

ERP: Enterprise Resource Planning. Ein System, in dem Vertrieb, Einkauf, Lager, Fertigung, Buchhaltung und oft auch Projekte auf denselben Daten arbeiten. Der Sinn ist nicht der Funktionsumfang, sondern dass ein Auftrag nur einmal erfasst wird und danach Lieferschein und Rechnung daraus entstehen statt neu abgetippt zu werden. Odoo als offenes ERP →
Warenwirtschaft (WaWi): Der Teil eines Systems, der Artikel, Bestände, Einkauf und Verkauf führt. In kleineren Betrieben ist die Warenwirtschaft oft das einzige System und übernimmt nebenbei Aufgaben, für die sie nie gebaut wurde. Ein ERP umfasst die Warenwirtschaft, umgekehrt gilt das nicht.
Stammdaten: Die Daten, die sich selten ändern und überall gebraucht werden: Kunden, Lieferanten, Artikel, Konten. Ihr Zustand entscheidet über den Aufwand jeder Systemeinführung — 20.000 saubere Artikel ziehen schneller um als 800, die in drei Dateien unterschiedlich geschrieben sind.
Buchungsstapel: Eine Sammlung von Buchungssätzen, die gemeinsam an die Buchhaltung übergeben wird. Beim DATEV-Export ist der Buchungsstapel das, was der Steuerberater einliest — die Belege dazu werden getrennt übertragen.
DATEV-Export: Die Übergabe von Buchhaltungsdaten aus einem System an DATEV. In Odoo sind das zwei Exporte in fester Reihenfolge: erst die Belege, dann die Buchungssätze, verknüpft über eindeutige IDs. Eine Übergabe, keine Synchronisation. Odoo und DATEV im Detail →
SKR03 und SKR04: Zwei Standardkontenrahmen der deutschen Buchführung. SKR03 ist nach Geschäftsvorfällen gegliedert, SKR04 nach dem Aufbau der Bilanz. Welcher genutzt wird, gibt in der Regel der Steuerberater vor — ein späterer Wechsel ist möglich, aber unangenehm.
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Praktisch heißt das: Buchungen müssen nachvollziehbar, unveränderbar und über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Das ist eine Anforderung an Prozesse, nicht nur an Software.
E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung): Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format statt als reines PDF-Bild. ZUGFeRD kombiniert beides in einer Datei, XRechnung ist ein reines XML-Format für öffentliche Auftraggeber.

Automatisierung und Schnittstellen

Workflow-Automatisierung: Wiederkehrende Abläufe zwischen mehreren Systemen automatisch ausführen lassen: Anfrage kommt rein, Datensatz wird angelegt, Benachrichtigung geht raus. Der Gewinn liegt selten in der gesparten Minute, sondern darin, dass nichts mehr vergessen wird. n8n, Zapier oder Make? →
n8n: Ein Werkzeug zur Workflow-Automatisierung, das sich selbst betreiben lässt. Abläufe werden als Knoten zusammengesteckt, bei Bedarf mit eigenem Code. Der praktische Unterschied zu Cloud-Diensten ist, dass die Daten auf Ihrem Server bleiben können. n8n-Beratung und -Hosting →
API: Eine definierte Schnittstelle, über die ein Programm ein anderes ansprechen kann. Ob ein System eine brauchbare API hat, entscheidet oft mehr über die Anbindbarkeit als jede Funktionsliste im Prospekt.
Webhook: Die Umkehrung einer API-Abfrage: Statt regelmäßig nachzufragen, ob etwas passiert ist, meldet das System es von sich aus an eine hinterlegte Adresse. Das ist schneller und sparsamer als Abfragen im Minutentakt.
Datenübernahme (Migration): Der Umzug vorhandener Daten in ein neues System. Der Aufwand hängt am Zustand der Altdaten, nicht an ihrer Menge. Eine Migration ist außerdem der günstigste Moment zum Aufräumen, den ein Betrieb je bekommt.
Go-live: Der Tag, an dem das neue System das alte ablöst. Gut vorbereitet ist er unspektakulär. Der eigentliche Stresstest sind die zwei Wochen danach, in denen die Fragen kommen, die im Test niemand hatte.

Kundenkommunikation und Messaging

WhatsApp Business Platform: Der offizielle, geschäftliche Zugang zu WhatsApp, früher als WhatsApp Business API bezeichnet. Er ist die Voraussetzung dafür, WhatsApp im Betrieb rechtssicher einzusetzen: mehrere Mitarbeitende an einer Nummer, Anbindung an andere Systeme und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Nicht zu verwechseln mit der kostenlosen WhatsApp-Business-App fürs Handy. WhatsApp im Betrieb mit Superchat →
Gesprächsfenster: Der Zeitraum nach einer Kundennachricht, in dem ein Unternehmen frei antworten darf. Bei WhatsApp sind das 24 Stunden, gerechnet ab der letzten eingehenden Nachricht. Danach geht nur noch eine genehmigte Vorlage. Das ist eine Regel der Plattform, kein Limit der eingesetzten Software.
Nachrichtenvorlage (Template): Ein vorab zur Prüfung eingereichter Nachrichtentext, mit dem ein Unternehmen ein geschlossenes Gesprächsfenster wieder öffnen darf. Vorlagen werden nach Verwendungszweck eingeordnet, und diese Einordnung beeinflusst die Kosten.
Opt-in: Die nachweisbare Einwilligung einer Person, über einen Kanal kontaktiert zu werden. Nachweisbar heißt: mit Zeitpunkt, Wortlaut und Herkunft dokumentiert. Ohne diesen Nachweis ist im Streitfall die Einwilligung nicht vorhanden, auch wenn sie erteilt wurde.
RCS: Der Nachfolgestandard der SMS: verifizierter Absender mit Name und Logo, Bilder, Schaltflächen und Lesebestätigung, direkt in der vorinstallierten Nachrichten-App. Ob eine Nachricht als RCS ankommt, hängt vom Gerät, der App und dem Mobilfunkanbieter des Empfängers ab; sonst fällt sie auf SMS zurück. RCS Business Messaging →

IT-Betrieb, Sicherheit und Recht

DSGVO: Die europäische Datenschutz-Grundverordnung. Für den IT-Alltag heißt sie vor allem: Es muss begründbar sein, welche personenbezogenen Daten wo liegen, wer darauf zugreift und wie lange sie bleiben. Die meisten Verstöße entstehen nicht aus bösem Willen, sondern daraus, dass niemand die Frage je beantwortet hat.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag): Der Vertrag, der geschlossen wird, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Er regelt Zweck, Dauer, Sicherheitsmaßnahmen und Unterauftragnehmer. Fehlt er, ist die Zusammenarbeit datenschutzrechtlich angreifbar, unabhängig davon, wie sicher die Technik ist.
Self-Hosting: Software auf eigener oder angemieteter Infrastruktur betreiben statt beim Hersteller. Der Gewinn ist Kontrolle über Standort und Daten. Der Preis sind Updates, Backups und Überwachung, die dann jemand übernehmen muss. Hosting in Deutschland →
Open Source und fair-code: Open Source im engeren Sinn erlaubt Nutzung, Änderung und Weitergabe ohne Einschränkung des Zwecks. Fair-code-Lizenzen legen den Quellcode ebenfalls offen, beschränken aber die kommerzielle Weitergabe — etwa das Anbieten als eigener gehosteter Dienst. Der Unterschied ist für den eigenen Betrieb meist folgenlos und für ein darauf gebautes Produkt entscheidend.
Backup und die 3-2-1-Regel: Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Der entscheidende Teil ist das "außer Haus", und zwar so, dass ein Angreifer mit Zugriff auf das Netz diese Kopie nicht mitlöschen kann. Datensicherung mit Rücksicherungstest →
Rücksicherung (Restore): Das Zurückholen von Daten aus einer Sicherung. Eine Sicherung, aus der nie zurückgeholt wurde, ist keine Sicherung, sondern eine Vermutung. Deshalb gehört der Testlauf zum Konzept und nicht in den Ernstfall.
Ransomware: Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und Lösegeld fordert. Entscheidend für den Schaden ist nicht die Verschlüsselung selbst, sondern wie weit sie kommt: Alles, was vom befallenen System aus erreichbar ist, kann betroffen sein — auch die Festplatte, auf die nachts das Backup läuft.
Passwort-Manager: Ein Tresor für Zugangsdaten, der Passwörter verschlüsselt speichert und teilbar macht. Der eigentliche Gewinn im Betrieb ist nicht die Verschlüsselung, sondern die Zuständigkeit: Zugänge gehören dem Unternehmen und lassen sich entziehen, wenn jemand geht. Bitwarden als Managed Service →
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Anmeldung mit zwei unabhängigen Nachweisen, typischerweise Passwort plus Einmalcode. Sie fängt genau den Fall ab, der in der Praxis am häufigsten vorkommt: ein Passwort ist abhandengekommen, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Single Sign-on (SSO): Eine Anmeldung für mehrere Anwendungen, zentral verwaltet. Der praktische Nutzen zeigt sich beim Austritt: Ein Konto wird deaktiviert, und damit enden alle daran hängenden Zugriffe gleichzeitig.

Stand: 21.09.2026. Bei plattformabhängigen Angaben, etwa dem Gesprächsfenster oder der Einordnung von Nachrichtenvorlagen, gilt die Regel des jeweiligen Anbieters zum Zeitpunkt der Nutzung; solche Vorgaben ändern sich.

Begriff fehlt?

Schreiben Sie uns, welcher. Wir nehmen ihn auf, wenn wir ihn erklären können — und sagen es, wenn nicht.

Begriff vorschlagen